設備台帳と保全履歴の作り方｜更新時期を判断できる記録の残し方
「この設備、そろそろ替えたほうがいいのでは」——そう思っても、根拠がなければ稟議は通りません。設備の更新は数百万円規模になることもあり、感覚では決裁が下りないのが現実です。
根拠になるのが保全履歴です。この記事では、設備台帳と保全履歴に何を残せば更新の判断ができるようになるかをまとめます。
設備台帳と保全履歴は役割が違う
設備台帳
設備の基本情報。名称・型式・設置年月・メーカー・仕様。一度書けば変わらない情報。保全履歴
設備に起きたこと。故障・修理・部品交換・費用・停止時間。増え続ける情報。台帳だけでは更新判断ができません。「2018年設置」だけでは古いかどうかしか分からず、実際に困っているかが見えないためです。判断材料になるのは履歴のほうです。
保全履歴に残す8項目
1件の故障・修理につき1行。次の8項目があれば更新の判断ができます。
| 項目 | なぜ必要か |
|---|---|
| 発生日 | 頻度の分析に使う。年に何回止まっているか |
| 区分（故障／不具合／予防保全／改造／定期交換） | 突発的な故障が増えているかが見える |
| 事象（何が起きたか） | 同じ箇所が繰り返し壊れていないか |
| 原因 | 経年劣化か、使い方か。対策が変わる |
| 処置内容 | 応急処置か恒久対策か |
| 交換部品・費用 | 累積修繕費が更新費用に近づいたら替え時 |
| 停止時間 | 生産や営業への影響を金額換算できる |
| 再発防止策 | 同じ故障を繰り返さないため |
主要指標
可視化する
の推移
が切れると詰む
停止時間を記録している会社は多くありません。しかしここが金額に換算しやすく、稟議で最も効きます。「年間20時間停止＝生産◯個分の損失」と示せると、更新費用との比較ができます。
更新時期を判断する4つのサイン
達したら検討開始
増えてきた
＝直せなくなる
回らない設備になった
③の補修用性能部品の保有期限は、メーカーが製造終了後に部品を持ち続ける期間です。これを過ぎると修理不能になります。設備台帳に「製造終了年」「部品保有期限」を書く欄を作っておくと、計画的に更新できます。
予算化のタイミング
設備更新は年度予算に載せる必要があるため、実際に壊れる前に判断しなければなりません。修繕費が累積し始めた段階で「◯年度に更新」と計画を立て、それまでは延命する——この判断のために履歴があります。
日常・月次点検とのつながり
保全履歴は「壊れたときだけ書くもの」ではありません。日常・月次点検で記録した測定値の変化が、故障の予兆になります。
- 電流値が上がってきた｜負荷の増大、軸受けの劣化
- 振動が大きくなった｜アンバランス、ベアリングの摩耗
- 温度が高めで推移｜冷却不良、絶縁劣化
- 油の消費が増えた｜シールの劣化、内部漏れ
これらは数値で記録していないと見えません。○×だけの点検表では「正常」としか残らず、傾向が追えません。月次点検で測定値を残す設計にしておくと、履歴と組み合わせて予兆をつかめます（設備月次点検表）。
点検の種類と頻度の設計は設備点検の種類と頻度にまとめています。
Excelが破綻するタイミング
保全履歴はExcelで十分管理できますが、限界が来る条件があります。
- 設備が30を超える｜シートが増え、横断的な分析ができなくなる
- 複数人で記録する｜ファイルの取り合いが発生する
- 写真を残したい｜Excelに貼るとファイルが重くなる
- 過去の履歴を検索したい｜「この部品、前にいつ替えたっけ」が探せない
特に4番目は、履歴を蓄積する意味そのものに関わります。探せない記録は無いのと同じです。設備ごとにファイルを分けると横断検索ができなくなるため、1ファイルに全設備を入れて設備番号で絞り込む形のほうが実務的です。
それでも追いつかなくなったら、点検の期限管理とあわせてツール化を検討する段階です（期限管理の記事）。ただしまずはExcelで1年運用してみることをおすすめします。何を記録すべきかが分からないままツールを入れても、結局使われません。
よくある質問
- Q. 設備台帳に載せる設備の範囲は？
- 止まると業務に影響するもの、法定点検の対象になるもの、修理に一定額以上かかるものを基準にすると絞れます。すべての設備を載せようとすると作成で力尽きます。
- Q. 過去の履歴がない場合はどうすればよいですか？
- 請求書や発注履歴から修理の記録をたどれます。完全に復元できなくても、今日から記録を始めれば1年後には判断材料になります。
- Q. 減価償却の耐用年数と更新時期は同じですか？
- 別物です。法定耐用年数は税務上の区分で、実際の寿命とは一致しません。使用環境・稼働率で大きく変わるため、実際の履歴で判断してください。
- Q. 予防保全と事後保全のどちらがよいですか？
- 設備によります。止まると生産が止まる設備は予防保全、代替が効く設備は事後保全が合理的です。すべてを予防保全にするとコストが過剰になります。
あわせて読みたい記事
本記事は一般的な情報の整理であり、法令への適合を保証するものではありません。個別の義務内容は所管行政庁または専門家にご確認ください。記事の内容は2026-08-02時点の情報です。